批復(fù)（一）批復(fù)及其適用范圍：《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“答復(fù)請示事項，用‘批復(fù)’”。這一規(guī)定表明了以下兩個特點：第一，批復(fù)是上級機關(guān)對下級機關(guān)行文，不用于平行或不相隸屬機關(guān)之間；第二，批復(fù)是針對下級機關(guān)的請示事項給予具體答復(fù)的指示性公文，具有明確的針對性與指示性。（二）批復(fù)的寫作要求：1.標題。批復(fù)的標題由發(fā)文單位、事由、公文種類三部份組成。事由要明確表示出批復(fù)的針對性。以便收文機關(guān)（即原請示的發(fā)文機關(guān)）一目了然是針對他的答復(fù)、指示，而不致貽誤工作。2.引述來文的格式與要求。批復(fù)的開頭都要引述來文，以使受文單位知道，這份批復(fù)是針對自己的哪一份請示而發(fā)來的。引述來文有時比較簡略，可以只引述來文文號，也可引述來文中提出的問題要點，又可兩者俱全。有時來文請示的問題比較復(fù)雜，難以一言蔽之，則引述來文就要詳細一些，經(jīng)過歸納、概括，簡要復(fù)述來文主要內(nèi)容。如果這樣仍不能表達盡原請示之意，則可以只引文號，而將來文附于“批復(fù)”之后?？傊鰜砦牡脑瓌t是闡明原來文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)批復(fù)的針對性，鮮明性。3.批復(fù)意見要具有針對性、明確性和單一性。引述來文之后，要表明態(tài)度，根據(jù)黨和政府的政策、法令及實際情況，對請示的問題做出有針對性的答復(fù)，同意、不同意、或部份同意。有的還要對答復(fù)意見略加說明，申明理由或依據(jù)，以使下級機關(guān)更好地理解上級機關(guān)的意圖。答復(fù)的意見要單一，請示什么答復(fù)什么，不要連帶其它無關(guān)或關(guān)系不大的事。答復(fù)的語言要明確、肯定、周嚴，力避冗長、累贅。4.結(jié)尾。批復(fù)的結(jié)尾有的用簡潔的文字提出希望或要求，有的僅簡單表明態(tài)度，用“批復(fù)”、“特此批復(fù)”等語收柬全文。批復(fù)語言要求言簡意賅，結(jié)尾如提出希望要求，也要高度凝煉，體現(xiàn)很強的針對性。在日常運用中，批復(fù)多用于對一些具體工作請示的答復(fù)。如《國務(wù)院關(guān)于北京市建設(shè)總體規(guī)劃方案的批復(fù)》，《國務(wù)院關(guān)于××省設(shè)立××自治縣的批復(fù)》、《××省人民政府關(guān)于×市在企業(yè)中試行浮動工資制度請示的批復(fù)》等。因此，答復(fù)要及時，不要推批，造成公文旅行。批復(fù)的措詞要莊重、準確，不要用一些象征性的語言。即使不同意，甚至反對，也要措辭恰當，語勢得體。函（一）函及其適用范圍《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準等，用‘函’”。函，即信，是機關(guān)之間聯(lián)系、商洽工作的公用信件。這種公用信件由于用途不同，又分為公函和便函兩大類。用來商洽、詢問、答復(fù)一般工作事項的，稱為公函。公函屬于國家規(guī)定的正式公文，用以處理某些事務(wù)性事項。我們所說的函系指公函。1.互相商洽工作，多用于平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間。2.詢問情況或征詢意見，上下級之間催辦工作事宜。平級間的詢問往往與聯(lián)系或商洽工作交織在一起。3.請示一般較小的工作事項。函具有與請示類似的“向有關(guān)主管部門請求批準”的作用（請示的規(guī)定是“向上級機關(guān)請求指示、批準”）。4.答復(fù)問題。處理詢問函，一般用函回復(fù)。但對于上級機關(guān)的詢問，多用“報告”答復(fù)。5.對其它事務(wù)，如對原發(fā)文件有小的更正、補充等。（二）函的寫作要求：1.函的寫作格式基本和書信一樣，作為公文，其文體格式與其它公文相同。要有標題、發(fā)文字號、主送機關(guān)等一系列格式要求。2.函的內(nèi)容必須單一、集中，不能象個人書信那樣無所不談。對于詢問、商洽工作的函要有問有答，有的放矢。3.函的正文沒有固定格式。一般的函件以陳述為主，應(yīng)直敘其事，表明意見。工作事宜、問題較復(fù)雜的，可以先寫緣由，后敘過程，最后做結(jié)論。4.函的語言應(yīng)該簡明扼要。敘事要簡潔，表達意見要直接。無論詢問、答復(fù)、商洽，不必寒喧、客套，尤其不要空發(fā)議論，篇幅要盡量短小。5.語氣要得體。發(fā)函都是有求于對方，詢問、商洽工作，請求上級批準都要求對方協(xié)助、回答。因此，函的口氣要懇切。即使上級機關(guān)給下級機關(guān)發(fā)函，也要用平等的商量的口氣，使對方樂于幫助，樂于回答。函的結(jié)尾，可選用“此復(fù)”“即請函復(fù)”、“特此函達”等詞語，不宜用“此致革命敬禮”“順致敬禮”等一般信件祝頌語做結(jié)尾。