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1、憑證作用：物業(yè)管理檔案最基本的特點是由其形成過程及內容決定，是使檔案優(yōu)于其他各種物業(yè)管理資料的一種作用。通常物業(yè)管理檔案的內容從當時當事直接使用的文件轉化而來，文件表格中保留著真實確切的時間標記。

2、參考作用：物業(yè)管理檔案是事實、數(shù)據(jù)和經驗的記錄，是真實的可靠的原始資料，既為同一項目不同時期的情況提供比較參考，也為同時期的不同項目之間提供參照。

物業(yè)管理檔案的管理屬于一項時間跨度較長的工作，建立物業(yè)管理檔案最終的目的是為管理服務，即方便管理。從檔案本身的作用來說，無論是憑證作用還是參考作用，都需要通過查詢才能得到體現(xiàn)。

一、業(yè)主檔案中的入伙手續(xù)資料

注明：因各地房地產開發(fā)商與物業(yè)公司相關規(guī)定不同，以下資料可能存在一定的差異。

1、《收樓手續(xù)流程》或《收樓須知》；

2、《入伙通知書》；

3、《入伙預交費用一覽表》；

4、《購房合同》原件；

5、業(yè)主身份證原件；

6、《業(yè)主／住戶情況登記表》需登記隨住人員及暫住人員信息；

7、如業(yè)主委托代辦人收樓的需要出具《委托收樓證明函》；代辦人身份證原件；

8、如業(yè)主屬法人，需要提供單位營業(yè)執(zhí)照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件；

9、《業(yè)主臨時規(guī)約》；

10、《收樓證明書》存根；

11、《業(yè)主收樓檢查登記表》

12、《領取物品資料和鑰匙記錄表》

13、《整改項目報告》；

14、《委托銀行代收費協(xié)議書》；

15、《業(yè)戶手冊》；

16、《房屋質量保證書》；

17、《住宅使用說明書》；

18、其它入伙代辦手續(xù)簽約；

19、業(yè)戶車輛情況資料：車位號、車牌號信息；

20、辦理停車手續(xù)資料：《車位有償使用協(xié)議書》；

21、簽訂《前期物業(yè)服務協(xié)議》；

22、簽訂《消防安全責任書》。

二、業(yè)主不交物業(yè)費有什么后果

可能將被起訴至法院。一般情況下，法院還是會建議物業(yè)和業(yè)主協(xié)調解決。不能采取躲的方式，因為即使不去法庭，法庭同樣可以缺席判決的。若缺席審判，判你補交物業(yè)費，如果拒不執(zhí)行的話，法院可以強制執(zhí)行。

建議大家應該積極應訴，將情況如實向法官反映，以期贏得法院的理解；做好繳納物業(yè)費的思想準備。建議咨詢一下當?shù)氐穆殬I(yè)律師，打官司有多大的勝算。如果勝算小，也可以申請撤案，支付物業(yè)費。至于物業(yè)管理不善給你帶來的損失，也可以采取向法院起訴的方式，請求法院依法判決，挽回損失。

如果法院判決已經出來，拒不執(zhí)行則將會承擔給付逾期履行滯納金的民事法律責任；情節(jié)嚴重可以進行司法拘留，或者追究拒不履行生效判決裁定罪的刑事責任。法院也可以采取強制執(zhí)行凍結款項、拍賣財產等方式。由此可見，一旦物業(yè)管理不到位，應該找業(yè)主委員會積極協(xié)調，盡量不要拒絕繳納物業(yè)費。因為物業(yè)費延期繳納，會產生滯納金的。