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發(fā)布部門(mén):山東省泰安市人民政府辦公室

發(fā)布文號(hào):泰政辦發(fā)[2008]76號(hào)

各縣、市、區(qū)人民政府，市政府各部門(mén)、直屬機(jī)構(gòu)，市屬及以上駐泰各單位：

《泰安市電子文件歸檔與管理暫行辦法》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)印發(fā)你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

二OO八年十二月三日

泰安市電子文件歸檔與管理暫行辦法

第一條為規(guī)范我市電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實(shí)性、有效性、安全性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《山東省檔案條例》和《山東省電子文件歸檔管理暫行辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，制定本辦法。

第二條我市行政區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)其所產(chǎn)生的電子文件的歸檔和管理，均應(yīng)遵守本辦法。

本辦法所稱(chēng)電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件和數(shù)據(jù)。

第三條市、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)電子文件的歸檔和管理工作。

第四條電子文件歸檔管理工作應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理、全程管理、真實(shí)性保障及電子與紙質(zhì)并存的原則。

第五條市檔案行政管理部門(mén)應(yīng)研究制定對(duì)電子文件歸檔和管理的指導(dǎo)性文件，明確電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程及具體管理措施，建立健全電子文件歸檔和管理的相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)各單位內(nèi)部電子文件的收集、整理和歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第六條檔案行政管理部門(mén)及各單位應(yīng)建立健全電子文件形成、收集、積累、整理歸檔的各項(xiàng)制度，將電子文件歸檔管理工作納入本單位的文件管理工作體系和信息化建設(shè)工作及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，明確責(zé)任分工，逐步建立起科學(xué)的電子文件管理體系，保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性。

第七條各單位應(yīng)在檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下確定本單位電子文件的歸檔范圍，對(duì)反映單位內(nèi)部工作活動(dòng)并具有查考利用價(jià)值的電子文件，都應(yīng)按照市檔案行政管理部門(mén)的要求收集歸檔。

第八條檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各單位電子文件的收集、歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，確保應(yīng)歸檔的電子文件齊全、準(zhǔn)確、完整、有效：

（一）電子文件正本及其背景信息、元數(shù)據(jù)應(yīng)一同收集。電子公文形成單位應(yīng)同時(shí)收集其定稿，其他電子文件可以根據(jù)需要確定是否收集其定稿及歷次修改稿；

（二）具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文本或圖像、圖形形式的電子文件應(yīng)制成紙質(zhì)文件，同步收集，同時(shí)歸檔；

（三）單位形成的同一類(lèi)型的電子文件格式應(yīng)統(tǒng)一。通用格式的電子文件，各單位應(yīng)收集一套形成或支持該格式電子文件的通用軟件及其相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。特殊的無(wú)法轉(zhuǎn)換為通用格式的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其特殊的軟硬件環(huán)境、壓縮算法和其他相關(guān)數(shù)據(jù)；

（四）對(duì)只有電子簽章的電子文件，收集時(shí)應(yīng)附加具有法律效力的非電子簽章，以保證電子文件的憑證作用。對(duì)使用可靠電子簽名的數(shù)據(jù)電文，不需要再度簽名確認(rèn)。

第九條各單位電子文件形成部門(mén)應(yīng)隨時(shí)將電子文件進(jìn)行邏輯歸檔，根據(jù)單位的歸檔制度，定期向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行物理歸檔，并按檔案管理要求進(jìn)行登記和交接。

屬于檔案館接收范圍的，各單位應(yīng)按進(jìn)館規(guī)定通過(guò)移動(dòng)數(shù)碼存儲(chǔ)載體、政務(wù)網(wǎng)、利用網(wǎng)上傳輸?shù)确绞?，及時(shí)將各類(lèi)電子檔案向同級(jí)檔案館移交；不具備電子文件保管條件的單位，可以申請(qǐng)?zhí)崆斑M(jìn)館。

第十條檔案行政管理部門(mén)及各單位檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔的電子文件應(yīng)以件為單位進(jìn)行整理。

CAD電子文件整理按照《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB／T17678―1999）規(guī)定，分項(xiàng)目進(jìn)行整理。

其他類(lèi)型的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894―2002）規(guī)定，在全宗內(nèi)區(qū)分年度、保管期限，按電子文件類(lèi)別相對(duì)集中，脫機(jī)存儲(chǔ)在一次寫(xiě)光盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶等載體上。

第十一條檔案行政管理部門(mén)及各單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)采取措施，確保歸檔電子文件安全保管。對(duì)歸檔的電子文件，除符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)當(dāng)符合下列條件：

（一）存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫(xiě)處理；

（二）操作時(shí)應(yīng)避免擦、劃、觸摸存儲(chǔ)載體的記錄涂層；

（三）單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓；

（四）環(huán)境溫度保持在17℃―20℃之間，相對(duì)濕度保持在35％―45％之間；

（五）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

第十二條檔案行政管理部門(mén)及各單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)采取措施，保障歸檔電子文件的有效性：

（一）每年均應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)當(dāng)確認(rèn)庫(kù)存歸檔電子文件載體與新設(shè)備的兼容性。如不兼容，應(yīng)進(jìn)行遷移，并填寫(xiě)歸檔電子文件遷移登記表。原載體應(yīng)繼續(xù)保存4年；

（二）磁性載體每滿2年、光盤(pán)每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10％，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)恢復(fù)、轉(zhuǎn)存；

（三）對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不得少于4年。

第十三條檔案行政管理部門(mén)及各單位應(yīng)建立健全電子文件查閱利用制度，按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，采用專(zhuān)門(mén)的技術(shù)和措施，確保歸檔電子文件的安全有效使用。

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的單位，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行網(wǎng)上利用。

第十四條市檔案行政管理部門(mén)應(yīng)定期或不定期地對(duì)各單位電子文件歸檔管理制度建設(shè)情況、電子文件檔案報(bào)送情況及電子文件檔案管理情況等進(jìn)行監(jiān)督檢查或抽查，并將其列入各單位檔案管理工作年度考核的重要內(nèi)容。

對(duì)電子文件歸檔制度不健全，無(wú)正當(dāng)理由不報(bào)、遲報(bào)應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件的部門(mén)和單位，可以進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

第十五條本辦法自2009年1月1日起施行。