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根據(jù)《專利實施許可合同備案管理辦法》第十三條規(guī)定，辦理專利合同備案，應當提交下列文件：

(1)專利實施許可合同備案申請表;

(2)專利實施許可合同;

(3)許可方、被許可方的身份證明(個人需提交身份證復印件，企業(yè)需提交加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件、組織機構代碼證復印件，事業(yè)單位需提交加蓋公章的事業(yè)單位法人證書復印件、組織機構代碼證復印件);

(4)許可方、被許可方共同委托代理人辦理相關手續(xù)的委托書;

(5)代理人身份證復印件。

費用

專利實施許可合同備案無官費，代理費為1000元。

專利權人、專利申請人或者其他權利人作為讓與人，可以許可受讓人在約定的范圍內實施專利。為了切實保護專利權，規(guī)范交易行為，根據(jù)專利法實施細則第十五條和國家知識產權局第十八號局長令，專利實施許可合同中的當事人應當在合同生效日起3個月內到國家知識產權局或地方知識產權局辦理備案。對備案審查合格的專利實施許可合同，國家知識產權局或地方知識產權局將給予備案合格通知書及備案號、備案日期，并將通知書送交當事人。

2、辦理專利實施許可合同備案的管理部門

國家知識產權局負責全國專利實施許可合同的備案工作;

經國家知識產權局授權，各省、自治區(qū)、直轄市以及廣州、武漢、沈陽、西安、石家莊五城市知識產權局負責本行政區(qū)域內專利合同的備案工作。

3、辦理專利實施許可備案的期限

鑒于專利權的時效性、穩(wěn)定性，當事人應當在專利合同生效后3個月內到專利實施許可合同備案的主管部門辦理備案手續(xù)。

4、專利實施許可合同備案的效力

國家知識產權局出具的專利實施許可合同備案證明是辦理外匯、海關知識產權備案等相關手續(xù)的證明文件;

經過備案的專利實施許可合同的許可性質、范圍、時間、許可使用費的數(shù)額等，可以作為人民法院、管理專利工作的部門進行調解或確定侵權糾紛賠償數(shù)額時的參照。?

按照各地不同的規(guī)定，在辦理專利許可備案的時候，需要準備好相關的資料文獻，例如身份證明、營業(yè)執(zhí)照以及公章申請等。之后在工作日前往知識產權局辦理即可。在辦理的時候需要注意到備案的合法性以及內容的真實性，同時還需要繳納一定的手續(xù)費。