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(一)催款函應包括以下內容：

1、欠款方名稱

2、欠款事項

3、欠款時間

4、欠款原因

5、欠款金額

6、發(fā)票編號

7、催款方的銀行賬號

8、最后付款期限

(二)催款方的信息要明確方便欠款方還款，包括以下：

1、催款方的聯(lián)系人

2、聯(lián)系電話

3、聯(lián)系地址

(三)催款的語氣，根據(jù)催款性質不同，注意如下：

1、通知欠款方并告知付款時間將要到或已經(jīng)到，讓對方企業(yè)準時付款。此時是通知性質，催促語氣不宜強烈。

2、欠款方未按時付款或已長時間拖延付款，收款方不僅是通知，更有嚴重警告的意思，催促語氣比前者強烈，催款的內容、時間更為明確。出于保持催款單位與欠款方的友好合作關系，催款函可以分階段發(fā)出，如第一階段予以提醒，第二階段直接催款，第三階段“最后通牒”。

(四)尾部寫明催款方的處理意見

在催款函尾部可以增加欠款方經(jīng)催款函提醒仍不付款，催款方可根據(jù)相關規(guī)定(如合同約定、銀行規(guī)定)加收罰金，或是通過法律途徑解決付款事宜。

二、催款函有什么作用？

首先，查詢作用。催款函可以及時了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應的對策和措施，協(xié)調雙方的關系。

其次，催收作用。債權方為了加速資金流動以及合理周轉，擴大再生產(chǎn)，會對債務有意或無意拖欠付款的行為采取催款措施。通過催款可以及時追回拖欠款，盡可能避免或減少經(jīng)濟損失。

再者，憑證作用。如果由于拖欠付款給債權方造成了實際經(jīng)濟損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當催款單位在想有關方面提出追查對方的經(jīng)濟責任時，催款函可以作為一種有力的憑證。

三、催款函范文

×××先生：

這是我們第三次向您催收您欠我方的*****元(大寫)款項。這筆欠款是19××年×月×日發(fā)往貴方的那批貨物的款項。

我們認為如果我們曾在運輸或財會方面有什么錯誤的話，到此時為止我們也應該收到您的回音了。因此我們就只能認為運輸情況良好，我們的財會記錄正確。

那么您能否讓您的會計寄給我們一張*****元的支票來結算這張賬單。為您回信方便。我們隨函附寄上一個印有我們地址的信封。

××單位

20××年×月×日

此函最明顯的特點有兩點：一是簡明。所欠款數(shù)額、到底是哪一筆款項都寫得很明確，文字簡潔，內容清晰。二是委婉。此函雖要求對方歸還款項，但口氣十分委婉，沒有以命令的口氣強硬索取.而是以商討的語氣懇求對方，這樣一來，無疑會獲取對方的好感，從而使此函充滿人情味，既起到催促對方的作用，又不會影響雙方的關系。