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在施工過程中，若發(fā)生索賠事件，在該事件發(fā)生后索賠時(shí)效內(nèi)，承包商必須以正式函件向監(jiān)理工程師(或業(yè)主)送達(dá)索賠意向書，并根據(jù)合同約定抄送、報(bào)送有關(guān)單位。

索賠意向書并不需要附有具體的索賠數(shù)額及其證據(jù)，只需要就具體的索賠事件向工程師和業(yè)主表示的索賠愿望和要求，其通常包括一下四個(gè)方面的內(nèi)容：(1)事件發(fā)生的時(shí)間和情況的簡(jiǎn)單描述;(2)索賠依據(jù)的合同條款和理由;(3)有關(guān)后續(xù)資料的提供，包括表明將及時(shí)記錄并提供事件發(fā)展的動(dòng)態(tài);(4)對(duì)工程成本和工期產(chǎn)生不利影響的嚴(yán)重程度。此處需要注意的是：按照國(guó)際慣例索賠有效期間是28天，當(dāng)然這并非法律的強(qiáng)制性規(guī)定，合同雙方當(dāng)事人可以根據(jù)自己的意愿自由約定索賠期間，亦可根據(jù)的不同的索賠事項(xiàng)確定不同的索賠期間。

2、承包商繼續(xù)施工，同時(shí)準(zhǔn)備索賠材料。

索賠事件發(fā)生后承包商原則上應(yīng)該繼續(xù)施工，并保持從索賠事件發(fā)生日至終止日的同期記錄，同時(shí)提請(qǐng)監(jiān)理工程師說明是否需要作其他記錄。同期記錄的內(nèi)容有：索賠事件發(fā)生時(shí)及過程中現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際狀況，必要時(shí)可以拍照、錄像、公證;索賠事件導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)人員、設(shè)備閑置的清單;索賠事件對(duì)工期的影響;索賠事件對(duì)工程的損害程度;索賠事件導(dǎo)致費(fèi)用增加的項(xiàng)目及所用人員、機(jī)械、材料數(shù)量、有效票據(jù)等。同期記錄應(yīng)當(dāng)有現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程人員的簽字。

索賠事件發(fā)生后，承包商應(yīng)當(dāng)進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，分析事件發(fā)生的原因，全面收集證據(jù)。索賠事件的證明材料很大程度上決定了索賠的成敗，其為工程索賠的依據(jù)。因此，承包商在正式提出索賠報(bào)告前的資料準(zhǔn)備工作極為重要，這就要求承包商注重記錄、整理、保存各方面的工程信息資料，比如施工日志、來往函件、氣象資料、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、工程照片和工程聲像資料、工程進(jìn)度計(jì)劃、工程核算資料、工程圖紙、招投標(biāo)文件等方面的資料，以隨時(shí)從中提取與索賠事件有關(guān)的證據(jù)資料。

3、提交索賠文件。

承包商應(yīng)在發(fā)生索賠事件后，在向監(jiān)理工程師發(fā)出索賠通知后28天內(nèi)，或在工程師同意的合理時(shí)間內(nèi)，向工程師報(bào)送索賠文件，說明索賠數(shù)額和索賠依據(jù)。索賠文件是承包商向業(yè)主索賠的正式書面材料，也是業(yè)主審議承包商索賠請(qǐng)求的主要依據(jù)，包括索賠信、索賠報(bào)告、附件三部分，其中最主要的為索賠報(bào)告。(參見文末工程費(fèi)用索賠報(bào)審表)

承包商的索賠可分為工期索賠和費(fèi)用索賠，一般地，對(duì)大型、復(fù)雜成應(yīng)分別編寫和報(bào)送，對(duì)小型工程可合二為一。如果索賠時(shí)間具有聯(lián)系影響性，實(shí)務(wù)中的一般做法是，承包商的上述報(bào)告將被認(rèn)為是第一次臨時(shí)詳細(xì)報(bào)告，并每隔28天或按工程師合理要求的時(shí)間間隔，提交進(jìn)一步的臨時(shí)詳細(xì)報(bào)告，說明索賠的費(fèi)用額和工期延長(zhǎng)期，并提供相應(yīng)的證明資料。承包商在索賠事件所產(chǎn)生的影響結(jié)束后28天內(nèi)向工程師發(fā)出一份最終詳細(xì)報(bào)告，說明索賠的總額、工期延長(zhǎng)的天數(shù)和全部的索賠證據(jù)。

4、工程師審核索賠文件。

我國(guó)《建設(shè)工程施工合同》(GF-1999-0201)中規(guī)定，工程師收到承包商遞交的索賠報(bào)告和有關(guān)資料后，應(yīng)在28天內(nèi)給予答復(fù)，或要求承包商進(jìn)一步補(bǔ)充索賠理由和證據(jù)。如果在28天內(nèi)既未給予答復(fù)，也未對(duì)承包商作進(jìn)一步要求的話，則視為承包商提出的該項(xiàng)索賠要求已經(jīng)認(rèn)可。

一般情況下，工程師接到承包商的索賠報(bào)告后，會(huì)立即建立該索賠事件的索賠檔案，核查承包商的同期記錄，對(duì)其隨時(shí)提出意見或者向承包商提出制作其他相關(guān)記錄的要求。工程師接到正式的索賠文件后，會(huì)根據(jù)事實(shí)情況以及合同的約定，對(duì)索賠文件進(jìn)行審核，必要時(shí)會(huì)要求承包商提供進(jìn)一步的材料及索賠計(jì)算依據(jù)。

5、工程師作出處理決定。

工程師審核索賠文件后，如認(rèn)為同時(shí)符合以下條件，則會(huì)認(rèn)為索賠成立：(1)與合同對(duì)照，該事件已造成了承包人施工成本的額外支出，或者直接工期損失;(2)該事件造成費(fèi)用增加或工期損失的原因，按合同約定不屬于承包商的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任;(3)承包商按照合同規(guī)定的程序提交了索賠意向通知書和索賠報(bào)告。

工程師可與承包商就索賠事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，不論是否協(xié)商一致，工程師均有權(quán)在權(quán)限范圍內(nèi)作出批準(zhǔn)給予補(bǔ)償?shù)目铑~和順延工期的天數(shù)，并將《索賠處理決定》發(fā)送承包商，并抄送業(yè)主。《索賠處理決定》主要內(nèi)容包括索賠事項(xiàng)、建議給予補(bǔ)償?shù)慕痤~或延長(zhǎng)的工期，《索賠處理決定》一般附有索賠評(píng)價(jià)報(bào)告。索賠款將計(jì)入下月支付工程進(jìn)度款的支付證書內(nèi)，順延的工期加到原合同工期里面去。

6、業(yè)主審查索賠處理。

當(dāng)工程師確定的索賠數(shù)額超過其權(quán)限范圍時(shí)，必須報(bào)請(qǐng)業(yè)主批準(zhǔn)。業(yè)主首先根據(jù)時(shí)間發(fā)生原因、責(zé)任范圍、合同條款審核承包商的索賠申請(qǐng)和工程師的處理報(bào)告，再依據(jù)工程建設(shè)的目的、投資控制、竣工投產(chǎn)日期要求以及針對(duì)承包人在施工中的缺陷或違反合同規(guī)定等有關(guān)情況，決定是否批準(zhǔn)工程師的處理意見。索賠報(bào)告經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)后，工程師即可簽發(fā)有關(guān)證書。

7、承包商是否接受最終索賠處理決定。

若承包商接受了最終的索賠處理決定，這一所索賠事件即告結(jié)束，若承包商不接受監(jiān)理工程師及業(yè)主單方面決定，則須采取下列方法之一對(duì)索賠處理決定作出反應(yīng)：(1)向工程師發(fā)出對(duì)該索賠事件保留繼續(xù)進(jìn)行索賠權(quán)利的意向通知，等到頒發(fā)整個(gè)工程的移交證書后，在提交的竣工報(bào)表中作出進(jìn)一步的索賠;(2)在合同約定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行友好協(xié)商解決，如果未能協(xié)商解決，則通過訴訟或者仲裁解決。