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有效管理五項(xiàng)任務(wù)

第一項(xiàng)任務(wù)：制定目標(biāo)

制定一個(gè)合理的目標(biāo)，是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的一半。作為管理者的任務(wù)，就是在工作過(guò)程中去找到并制定合理的目標(biāo)。中層管理者，要為部門(mén)以及下屬指定任務(wù)。目標(biāo)關(guān)鍵在于它的內(nèi)容，而不是在于它的形式。設(shè)定目標(biāo)很關(guān)鍵的一點(diǎn)，就是設(shè)定個(gè)人的目標(biāo)。設(shè)定個(gè)人一年的目標(biāo)，一個(gè)季度的目標(biāo)，甚至一個(gè)月的目標(biāo)。因?yàn)橹挥邪涯繕?biāo)分解到個(gè)人，才有希望實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

如何制定合理的目標(biāo)：

第一個(gè)原則是制定盡量少的目標(biāo)。目標(biāo)太多的話，肯定是沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)的。制定少數(shù)的目標(biāo)，逼迫你確定那個(gè)目標(biāo)是重要的。

第二個(gè)原則制定具有挑戰(zhàn)性的目標(biāo)，要注意目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性，如果目標(biāo)跳起來(lái)也夠不著的話，那么大多數(shù)人的反應(yīng)就是“破罐子破摔”!做為上司要通過(guò)制定目標(biāo)來(lái)引導(dǎo)和管理團(tuán)隊(duì)。

第三個(gè)原則是把目標(biāo)盡量地量化。如果一個(gè)目標(biāo)不可以量化的話，那么你就很難實(shí)現(xiàn)它。第四個(gè)原則是目標(biāo)和措施、資源要相匹配。

第五個(gè)原則是局面越是困難，就越需要短期目標(biāo)。當(dāng)十次、二十次、幾十次實(shí)現(xiàn)短期目標(biāo)的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)突然之間，你的大目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了。所以局面越是危險(xiǎn)，越是困難，我們?cè)叫枰唐诘?、具體的、小的目標(biāo)。

最后一個(gè)原則是目標(biāo)應(yīng)該有書(shū)面的記錄，這樣便于檢查目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)。

第二項(xiàng)任務(wù)：組織實(shí)施

組織實(shí)施就是怎么去設(shè)計(jì)自己的組織結(jié)構(gòu)和流程。在這個(gè)過(guò)程中，管理者需要回答下面三個(gè)問(wèn)題：

第一，怎么設(shè)計(jì)，才能夠讓組織更好的實(shí)現(xiàn)客戶(hù)的需求。

第二，怎么設(shè)計(jì)，才能夠讓員工能夠更好的完成任務(wù)。

第三，怎么設(shè)計(jì)，組織結(jié)構(gòu)能夠讓高層完成任務(wù)。要在組織不同的發(fā)展階段去尋找適合企業(yè)完成任務(wù)的組織架構(gòu)。大的組織架構(gòu)完成了，那么怎么能把事情具體到個(gè)人。實(shí)際上有一個(gè)很簡(jiǎn)單的辦法就是所謂的轉(zhuǎn)換矩陣。一是把要做的事情列出來(lái)，二是設(shè)計(jì)一些有具體的人來(lái)負(fù)責(zé)的崗位，第三件事情是想辦法把要做的事情和這些崗位配合起來(lái)。通過(guò)這樣一個(gè)轉(zhuǎn)換矩陣，就可以把要完成的任務(wù)交給每一個(gè)崗位和每一個(gè)個(gè)人。

第三項(xiàng)任務(wù)：做出決策怎么把決策做好，需要注意四點(diǎn)。

第一點(diǎn)，一定要弄清楚問(wèn)題所在。往往是因?yàn)闆](méi)有找到正確的問(wèn)題，所以做出的決策是無(wú)效的。

第二點(diǎn)，盡量不要在逼迫的情況下去做出一個(gè)決策。在逼迫情況下作出的決策，通常不是好的決策。

第三點(diǎn)，應(yīng)該知道除了知道的選擇之外，一定還有其他選擇。做決策不外乎在不同的選擇之中找出最有利且風(fēng)險(xiǎn)最小的。如果去嘗試找到一個(gè)其他的選擇的話，通常會(huì)找到一個(gè)更好的決策。

第四點(diǎn)，決策本身是重要的，但是實(shí)施比決策還重要。最后一點(diǎn)，決策的過(guò)程中，很重要的是要知道不同的意見(jiàn)。正確決策的前提是要有不同的意見(jiàn)充分表達(dá)出來(lái)。

要做一個(gè)正確的決策，當(dāng)然要關(guān)注決策的程序。要發(fā)現(xiàn)正確的問(wèn)題，要了解做決策的前提條件，要知道有什么樣的選擇以及選擇之后的風(fēng)險(xiǎn)和后果，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)和后果來(lái)作出決策。做完決策之后是實(shí)施，實(shí)施之后是不停地反饋。根據(jù)這個(gè)反饋，去調(diào)整決策。實(shí)際上要想做一個(gè)正確的決策，需要有這樣一個(gè)完整的決策的流程。第四項(xiàng)任務(wù)：監(jiān)督和控制

為什么好多事情落實(shí)不下去，就是因?yàn)闆](méi)有足夠的監(jiān)控的工具和監(jiān)控的措施。

怎么樣才能有效的監(jiān)控：

第一點(diǎn)，不要想監(jiān)控得太多，也就是說(shuō)只去監(jiān)督和控制最重要的環(huán)節(jié)。如果去監(jiān)督控制過(guò)多的東西，反倒最后會(huì)把最應(yīng)該監(jiān)督的東西給漏掉。

第二點(diǎn)，從監(jiān)督的方法上來(lái)看，要抽查，而不一定要逐一地檢查。逐一地檢查意味著要花大量的時(shí)間，同時(shí)也意味著對(duì)員工的不信任，而抽查能起到很好的監(jiān)督的作用。

第三點(diǎn)，監(jiān)督和控制的目的是為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，而不是為了搜集信息。第四點(diǎn)，監(jiān)控的目的是為了改變未來(lái)，是為了讓未來(lái)照我們的意愿去發(fā)展，而不是事后的校正。監(jiān)控的目的是為了不讓不希望發(fā)生的事情發(fā)生，也就是說(shuō)我們要控制未來(lái)，而不是事后的校正，這實(shí)際上是監(jiān)控的本質(zhì)。

管理者做好控制閉環(huán)，要完成六個(gè)步驟：

第一步確定控制的范圍；

第二步確定要控制的關(guān)鍵元素是什么；

第三步確定控制的標(biāo)準(zhǔn)；

第四步搜集數(shù)據(jù)和信息；

第五步要衡量效果，到底我們的標(biāo)準(zhǔn)是達(dá)到了沒(méi)有；第六步是做修正。

在這個(gè)周而復(fù)始的過(guò)程中，重點(diǎn)范圍是成本的控制、業(yè)務(wù)流程控制和風(fēng)險(xiǎn)的控制。

第五項(xiàng)任務(wù)：培育人才

人才是企業(yè)最重要的資產(chǎn)，管理者就是讓別人幫你完成任務(wù)，招聘和培養(yǎng)人才是高級(jí)管理者最重要的任務(wù)。我們可能面臨的選擇，是從外面招聘空降兵好還是自己內(nèi)部培養(yǎng)好。表面上看招空降兵的好處是顯而易見(jiàn)的，找到的人拿來(lái)就能夠用。而自己培養(yǎng)的，好象是一個(gè)漫長(zhǎng)而無(wú)效的過(guò)程。但從公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)講，最好的辦法是自己培育人才?？赡茉谀骋恍┨厥獾膷徫簧系哪骋粋€(gè)特定的時(shí)間，你可以有一兩個(gè)空降兵這樣的人才招進(jìn)來(lái)。但是，我們千萬(wàn)不要寄希望于這些人能夠馬上發(fā)揮作用。因?yàn)樗麄兪煜す经h(huán)境需要大概一年時(shí)間，第二年他大概有一些感覺(jué)，知道這個(gè)事情該怎么去做了。到第三年的時(shí)候，他的作用才真正能夠發(fā)揮出來(lái)。而我們大部分企業(yè)家或者是經(jīng)理人是等不到第三年的。

了解了一個(gè)外部人到內(nèi)部發(fā)揮作用需要時(shí)間的話，我們會(huì)更傾向于在內(nèi)部去培養(yǎng)一個(gè)人。讓他從一開(kāi)始到能夠獨(dú)立自主去做一件事情也許需要兩年、三年的時(shí)間。但是你可以相信這兩三年的時(shí)間你培養(yǎng)出來(lái)的人，是完全適合你這個(gè)公司的環(huán)境的。所以?xún)?nèi)部培養(yǎng)的人才要比外部的人才更好用。如果希望企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展，要盡量培育內(nèi)部的人才，寶-潔的企業(yè)原則就是不從外面招經(jīng)理人。

當(dāng)然這涉及到一個(gè)問(wèn)題，認(rèn)為內(nèi)部人不夠格，必須去找外部的人。實(shí)際上一個(gè)人的潛能是很大的。西方諺語(yǔ)說(shuō)：上帝在給一個(gè)人任務(wù)的時(shí)候，通常也會(huì)給他一份才能。