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員工人事檔案的管理內(nèi)容

1、員工基本信息登記

通常包括但不限于：姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況，某些情況下可能會(huì)包括五險(xiǎn)一金購(gòu)買情況、勞動(dòng)合同起始時(shí)間、勞動(dòng)合同終止時(shí)間、工作年限等等，根據(jù)不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會(huì)不同內(nèi)容的選擇;

這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫(例如：入職員工基本信息表、入職登記表等)，還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》，包括勞動(dòng)合同的情況。

此類信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn);需注意，員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實(shí)(如不屬實(shí)，公司可解除勞動(dòng)合同)。

2、員工入職相關(guān)審批文件

包括但不限于：入職審批表、薪酬確認(rèn)函、試用期崗位職責(zé)與目標(biāo)計(jì)劃等;入職面試測(cè)評(píng)量表、面試評(píng)價(jià)表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;

3、員工各類證件

包括但不限于：身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書(shū)、比賽獲獎(jiǎng)證書(shū)等等;

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

4、員工各類在職資料

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購(gòu)買住房公積金申明、試用(實(shí)習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見(jiàn)、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開(kāi)始入職沒(méi)有簽署)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等;

此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調(diào)取方便;需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字;

5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表

通常包括但不限于：入職培訓(xùn)、制度類會(huì)議簽到表、新員工培訓(xùn)計(jì)劃書(shū)、任何一種形式的在職培訓(xùn)簽到記錄表、每一次培訓(xùn)心得、培訓(xùn)考試成績(jī)，無(wú)論內(nèi)外訓(xùn)都要有員工簽字確認(rèn)的履歷表，崗位職責(zé)及要求(入職、調(diào)整)、崗位激勵(lì)機(jī)制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎(jiǎng)懲、能力評(píng)估等);通常此類表格建議部門與HR部門各執(zhí)一份，HR部門為原件與電子檔，用人部門可以用復(fù)印件與電子檔;需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字;

6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄

包括但不限于：轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升、降級(jí)等通知、公告、人事任務(wù)命書(shū)、解除勞動(dòng)合同證明文件等;電子檔與紙檔各執(zhí)一份。

7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄

所有調(diào)薪以及獎(jiǎng)懲需要有記錄，均要有員工確認(rèn)，無(wú)論線上OA流程備案抑或紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類檔案很關(guān)鍵。

8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件