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一個有經(jīng)驗的承包商,在投標報價時就應(yīng)考慮將來可能要發(fā)生索賠的問題,要仔細研究招標文件中的合同條款和規(guī)范,仔細查勘施工現(xiàn)場,探索可能索賠的機會,在報價時要考慮索賠的需要。在進行單價分析時,應(yīng)列入生產(chǎn)效率,把工程成本與投入資源的效率結(jié)合起來。這樣,在施工過程中論證索賠原因時,可引用效率降低來論證索賠的根據(jù)。在索賠談判中,如果沒有生產(chǎn)效率降低的資料,則很難說服監(jiān)理工程師和業(yè)主,索賠無取勝可能。反而可能被認為,生產(chǎn)效率的降低是承包商施工組織不好,沒達到投標時的效率,應(yīng)采取措施提高效率,趕工期。要論證效率降低,承包商應(yīng)做好施工記錄,記錄好每天使用的設(shè)備工時、材料和人工數(shù)量、完成的工程及施工中遇到的問題。

2、簽商好合同協(xié)議

在商簽合同過程中,承包商應(yīng)對明顯把重大風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁給承包商的合同條件提出修改的要求,對其達成修改的協(xié)議以“談判紀要”形式寫出,作為該合同條件的有效組成部分。特別要對業(yè)主開脫責(zé)任的條款要注意。如:合同中不列索賠條款;拖期付款無時限,無利息;沒有調(diào)價公式;業(yè)主認為對某部分工程不夠滿意,即有權(quán)決定扣減工程款;業(yè)主對不可預(yù)見的工程施工條件不承擔(dān)責(zé)任等等。如果這些問題在簽訂合同協(xié)議時不談判清楚,承包商就很難有索賠機會。

3、對口頭變更指令要得到確認

監(jiān)理工程師常常樂于口頭指令變更,如果承包商不對監(jiān)理工程師的口頭指令予以書面確認,就進行變更工程的施工,以后,有的監(jiān)理工程師矢口否認,拒絕承包商的索賠要求,使承包商有口難言。

4、及時發(fā)出"索賠通知書"

一般合同規(guī)定,索賠事件發(fā)生后的一定時間內(nèi),承包商必須發(fā)出“索賠通知書”,過期無效。

5、索賠事件論證要充足

承包合同通常規(guī)定,承包商在發(fā)出“索賠通知書”后,每隔一定時間(28天)應(yīng)報送一次證據(jù)資料,在索賠事件結(jié)束后的28天內(nèi)報送總結(jié)性的索賠計算及索賠論證,提交索賠報告。索賠報告一定要令人信服,經(jīng)得起推敲。

索賠的成功很大程度上取決于承包商對索賠作出的解釋和強有力的證據(jù)材料。因此,承包商在正式提出索賠報告前的資料準備工作是極為重要的,就要求承包商注意記錄和積累保存以下資料,并可隨時從中索取與索賠事件有關(guān)的證據(jù)資料。主要有關(guān)(1)施工日志、(2)來往文件、(3)氣象資料、(4)備忘錄、(5)會議記要、(6)工程照片、(7)工程聲像資料、(8)工程進度計劃、(9)工程核算資料、(10)工程圖紙、(11)招投標文件。這些資料必須詳細完整,只有具備高水平的文檔管理信息系統(tǒng),才能為索賠提供有利的證據(jù)。

6、索賠計算方法和款額要適當

索賠計算時采用“附加成本法”容易被對方接受,因為這種方法只計算索賠事件引起的計劃外的附加開支,計價項目具體,使經(jīng)濟索賠能較快得解決。另外索賠計價不能過高,要價過高容易讓對方發(fā)生反感,使索賠報告束之高閣,長期得不到解決。還有可能讓業(yè)主準備周密的反索賠計劃,以高額的反索賠對付高額的索賠,使索賠工作更加復(fù)雜化。

7、力爭單項索賠避免一攬子索賠

單項索賠事項簡單,容易解決,而且能及時得到支付。一攬子索賠,問題復(fù)雜、金額大、不易解決,往往工程結(jié)束后還得不到付款。

8、堅持采用“清理帳目法”

承包商往往只注意接受業(yè)主按對某項索賠的當月結(jié)算索賠款,而忽略了該項索賠款的余額部分。沒有以文字的形式保留自己今后獲得余額部分的權(quán)利,等于同意并承認了業(yè)主對該項索賠的付款,以后對余額在無權(quán)追索。因為在索賠支付過程中,承包商和監(jiān)理工程師對確定新單價和工程量方面經(jīng)常存在不同意見。按合同規(guī)定,工程師有決定單價的權(quán)利,如果承包商認為工程師的決定不合理,而堅持自己的要求時,可同意接受工程師決定的“臨時單價”,或“臨時價格”付款,先拿到一部分索賠款,對其余不足部分,則書面通知工程師和業(yè)主,作為索賠款的余額,保留自己的索賠權(quán)利,否則,將失去將來要求付款的權(quán)利。

9、力爭友好解決,防止對立情緒

索賠爭端是難免的,如果遇到爭端不能理智協(xié)商討論問題,使一些本來可以解決的問題懸而未決。承包商尤其要頭腦冷靜,防止對立情緒,力爭友好解決索賠爭端。

另外,索賠一般都在談到桌上最終解決,索賠談判是雙方面對面的交易,是索賠能否取得成功的關(guān)鍵,一切索賠的計劃和策略都是在談判桌上得到體現(xiàn)和接受檢驗的。因此,在談判之前要做好充分準備,對談判可能出現(xiàn)的問題要做好分析,如怎樣保持談判的友好和諧氣氛,估價對方在談判過程中會提出什么問題,采取什么樣的行動,我方應(yīng)采取什么措施爭取有利的時機等等。因為索賠談判是承包商要求業(yè)主承認自己的索賠,承包商處于不利的地位,如果談判一開始就氣氛緊張,情緒對立,有可能導(dǎo)致業(yè)主拒絕談判,使談判曠日持久,這是最不利索賠問題解決的。談判應(yīng)從業(yè)主關(guān)心的議題入手,從業(yè)主感興趣的問題開始談,使談判氣氛保持友好和諧是很重要的。

其次,談判過程中要講事實、重證據(jù),既要據(jù)理力爭,堅持原則,又要適當讓步,機動靈活。所謂索賠的“藝術(shù)”,往往在談判桌上能夠得到充分的體現(xiàn),所以,選擇和組織好精明強干,有豐富索賠知識的、有經(jīng)驗的談判班子就顯得極為重要。

總之,工程索賠是一門設(shè)及面廣,融技術(shù)、經(jīng)濟、法律為一體的邊緣學(xué)科,它不僅是一門科學(xué),又是一門藝術(shù)。要想獲得好的索賠成果,必須要有強有力的、穩(wěn)定的索賠班子,正確的索賠戰(zhàn)略和機動靈活的索賠技巧,這也是取得索賠成功的關(guān)鍵。現(xiàn)在,施工索賠是利用經(jīng)濟杠桿進行項目管理的有效手段,對承包商、業(yè)主和監(jiān)理工程師來說、對處理索賠問題水平的高低,反映了他們對項目管理水平的高低。索賠隨著建筑市場的建立和發(fā)展,將成為項目管理中越來越重要的問題。